¿Tienes "formularios tontos" en tu web?

Que conste que el título de este artículo no pretende ser un gancho, sino que responde a la realidad de muchas webs. Si existen "formularios tontos" es en contraposición a la existencia de "formularios inteligentes".

Un "formulario tonto" es aquel que se limita a recoger información. Información que luego ha de gestionarse manualmente dentro de la empresa por personas de distintos departamentos.

Un claro ejemplo es el tipo de formulario más extendido entre las webs en el que se pregunta al usuario algún dato personal (nombre, email, teléfono...) y luego se le ofrece un espacio para que escriba su consulta.

Alguien tiene que leer esa consulta y decidir qué hacer después. Desde contestar al usuario directamente, hasta derivar dicha consulta a otros departamentos de la empresa. Y muchas veces, debe hacer ambas cosas.

Un "formulario inteligente" es aquél que tras recoger la información, la procesa, cualifica al contacto (imprescindible en una estrategia de Marketing Digital), y la gestiona de forma automatizada enviando esta información a la persona indicada y generando una respuesta al usuario. De hecho, muchas veces, la información se procesa y almacena, el usuario recibe la respuesta que está esperando, y nadie dentro de la empresa tiene que dedicar su tiempo a esta tarea.

En este caso un ejemplo sencillo sería un formulario web en el que el usuario no tiene la opción de escribir lo que quiera (salvo en el caso de los datos personales que se le soliciten), sino que debe elegir entre una serie de opciones.

En función de la opción que elija, le aparecerán campos dependientes con los que obtener la suficiente información como para poder automatizar con eficacia la respuesta.

Quizás te estés preguntando: ¿y si el usuario no encuentra la opción que necesita? En en ese caso sólo puede ser debido a dos causas:

1. Los campos del formulario son incorrectos y hay que replanteárselos.
2. El usuario está buscando algo que tu empresa no ofrece, por lo que si no encuentra lo que busca, es mejor que se vaya, y no que deje un mensaje que os haga perder el tiempo.

Ejemplo de formulario web inteligente

Veamos un ejemplo: un usuario accede a la sección de contacto de una web y en ella encuentra 3 opciones bajo la pregunta "Dinos cómo te podemos ayudar":

• Quiero distribuir vuestros productos.
• Quiero ofrecer mis productos o servicios.
• Quiero trabajar con vosotros.

Supongamos que se encuentra en la primera situación: quiere comprar o distribuir nuestros productos. Una vez hace clic, accede a un formulario con los siguientes campos (además de los obligatorios del RGPD):

• Nombre*
• Email*
• Teléfono*
• Nombre de la Empresa*
• País (desplegable)*
• Provincia (campo desplegable dependiente en función del país que se seleccione)*
• ¿Qué gama de productos deseas distribuir? (desplegable con gamas de productos)*
  • Gama de producto 1
  • Gama de producto 2
  • Gama de producto 3
• ¿Cuántos establecimientos tienes? (desplegable con rangos de número de establecimientos)*
  • 1 a 3
  • 4 a 10
  • Más de 10

El usuario cumplimenta el formulario y sabemos que está en España, en la provincia de Guadalajara, interesado en los productos de las gamas 1 y 2, y que posee una cadena de 7 establecimientos.

Con un formulario inteligente puede suceder, de forma totalmente automatizada y sin que nadie dedique ni un segundo de su tiempo, lo siguiente:

• El usuario recibe un email en que se le agradece que haya contactado con la empresa y que incluye enlaces para descargarse las tarifas de los productos de las gamas 1 y 2.
• También incluye un enlace a un calendario para que reserve día y hora para tener una reunión con el comercial de la zona.
• El comercial de la zona recibe una alerta de que un usuario de su zona está interesado en distribuir los productos de las gamas 1 y 2.
• Si el usuario reserva cita en el calendario, se crea una tarea para el día y hora elegidos, así como un bloqueo de dicha fecha y hora en el propio calendario del comercial.
• Por su parte, la dirección comercial recibe a su vez una alerta de que a un miembro de su equipo se le ha asignado una tarea de seguimiento sobre una oportunidad.
• Simultáneamente a la propia dirección comercial se le crea una tarea de seguimiento del trabajo del comercial asignado con alertas a medida que se cumplan los hitos del proceso comercial.
• Si en un periodo de tiempo predeterminado la dirección comercial no recibe alertas sobre el cumplimiento de hitos, se crea un email automatizado de recuerdo al comercial asignado pidiéndole explicaciones... y así hasta donde sea necesario para cubrir las necesidades de cada equipo. facilitándoles el trabajo al máximo. y liberándolos de tareas recurrentes que puede hacer perfectamente un sistema de automatización de marketing y ventas.

Con un "formulario tonto" esto no es posible, ya que recoge poca información, escrita por el usuario como le ha parecido oportuno, y sin tener detrás un sistemas de automatización vinculado a un CRM que recoja datos e interacciones del usuario y acciones del equipo de ventas.

Este ejemplo es trasladable a cualquier necesidad de segmentación que tenga una empresa.

Muchas veces, los formularios son los maltratados de un proyecto web. Hay que tener siempre en cuenta que los formularios son la entrada de contactos que pueden convertirse en clientes, proveedores o trabajadores de la empresa.

¿Por qué no ponérselo fácil a todas las partes implicadas desde el mismo formulario?

¿Crees que poniendo un formulario tonto vas a conseguir más contactos?

Es posible, pero serán contactos de peor calidad y que generarán un trabajo extra y, no pocas veces inútil, al personal de la empresa. Y, si estás planteándote un proceso de Transformación Digital de tu empresa, los formularios de tu web, blog, landing pages y plataformas de publicidad, deben estar tan bien pensados como la propia estrategia y alineados con los objetivos del marketing digital.